El Dr. Andrés Salas era un médico que comenzaba su jornada a las 7:00 a.m. y, muchas veces, salía del consultorio pasadas las 9:00 p.m. En el camino al trabajo, revisaba exámenes, contestaba mensajes de pacientes por WhatsApp, intentaba cuadrar citas, resolvía temas administrativos y por supuesto, llegaba a su consultorio a atender pacientes. Todo pasaba por él. Todo lo hacía él. Emprender era su sueño.
Siempre quería mejorar su desempeño en el consultorio, que las cosas salieran bien y cada día lo daba todo para lograrlo, sin embargo cuando alguien le ofrecía ayuda solía decir: “No tengo tiempo ni para pensar en cómo mejorar”, con una mezcla de cansancio y resignación. Y es que, a pesar de que tenía un buen número de pacientes, vivía saturado, tenía poco tiempo para su familia, había dejado a un lado sus hobbys y vivía con la sensación de que su consultorio dependía demasiado de su presencia, que sin él nada funcionaba.
Un día, tras un evento que terminó con una paciente molesta debido a un tema administrativo, Andrés entendió que algo tenía que cambiar. Decidió dejar de repetir: “Así ha sido siempre” y empezó a preguntarse: “¿Qué puedo hacer distinto?”
Decidió buscar asesoría, aprendió a confiar en otros y a delegar tareas que no requerían su intervención directa, comenzó a construir un equipo de apoyo, les entrenó basado en sus valores y metas, finalmente se enfocó en lo que realmente necesitaba su atención médica. En pocos meses, no sólo redujo sus horas de trabajo, sino que su consultorio comenzó a funcionar con más orden, eficiencia, se volció más productivo y creó una mejor experiencia para todos.
Esta transformación no fue mágica: fue fruto de algo tan poderoso como subestimado en el mundo médico: una actitud abierta al aprendizaje y al cambio con compromiso,pero, seguido de acciones efectivas.
Si quieres construir un Consultorio Médico Eficiente te dejamos algunas recomendaciones:
Reconoce que no puedes hacerlo todo
Muchos médicos creen que estar en control total es sinónimo de profesionalismo, pero la realidad es que cuando todo depende de ellos, el sistema se vuelve frágil e insostenible. Existen muchas tareas por hacer en un consultorio y muchas áreas que requieren atención, la gestión empresarial requiere una estructura que soporte todo lo que sucede detrás de la consulta médica y los procedimientos asociados. Debería haber alguien realmente capacitado para realizar cada una de estas actividades, el médico debería solamente encargarse de lo que mejor sabe hacer, atender a sus pacientes y resolver sus dolencias.
Consejo práctico: Haz una lista de todas tus tareas semanales. Identifica cuáles son clínicas (y requieren tu concurso) y cuáles son operativas o administrativas. Esas últimas deben ser las primeras en delegarse en personas bien elegidas, capacitadas y entrenadas.
Cambia la urgencia por la planificación
Todos los días hay algo nuevo que resolver en nuestros consultorios y esto nos va absorbiendo, vivimos apagando incendios y esto es signo de mala organización. Como consecuencia perdemos tiempo, dinero, nos agotamos y cometemos errores que serían evitables, nos hacemos los de la vista gruesa pero esto sacrifica la eficiencia de nuestro trabajo. Siempre estamos sin tiempo, pensamos que si el día tuviera más horas sería mejor…. El manejo del tiempo no es tener más horas, sino decidir mejor en qué invertirlas.
Consejo práctico: Clasifica las actividades de tu consultorio según su importancia y su grado de urgencia, trata de dar prioridad a las que son importantes pero no tienen urgencia, programa todo en tu agenda, evita estar haciendo cosas que parecen urgentes pero que no son importantes y aplazalas. Define tu horario de trabajo, crea, reserva y respeta bloques de tiempo para tareas específicas: atención clínica, revisión de exámenes, llamadas, reuniones breves con tu equipo.
Invierte en tener un equipo de confianza
Elegir bien nuestros coequiperos es una tarea fundamental para la eficiencia de nuestro consultorio. Debemos tener un perfil definido de cada cargo, busca las personas adecuadas ya que ellas serán quienes te acompañen a alcanzar tus metas. Luego debes sintonizarlas con tus valores y mostrarles hacia donde van, dar ejemplo cada día con tu liderazgo y darles oportunidades de aprendizaje y crecimiento.
Un consultorio eficiente no depende de una sola persona. Depende de un engranaje bien afinado. Invertir tiempo en formar a tu equipo administrativo y asistencial es una inversión en tu paz mental y en la experiencia del paciente.
Consejo práctico: Dedica 30 minutos cada semana para reunirte con tu equipo, revisa los logros alcanzados y planea los de la siguiente, evalúen las oportunidades de mejora, los errores que se cometieron y aprovechen para aprender de ellos. Compartan anécdotas de la semana y aprovecha esos momentos para motivarlos constantemente, será una oportunidad para afianzar en ellos tu misión y visión. Pregunta: “¿Qué podemos mejorar?”, “¿Qué tareas podrías asumir tú que ahora estoy haciendo yo?”. Escuchar empodera y construye cultura de equipo.
Delega con claridad y seguimiento
Tengo una mala noticia para ti, una vez que delegues tareas no pueden desentenderse de ellas, primero debes dar instrucciones claras para que cada miembro del equipo entienda lo que esperas de ellos, como te parece que deberían hacerlas y lleguen a un acuerdo donde ellos participen. Luego debes darle seguimiento, evaluarlos y darles retroalimentación periódicamente, ajusta lo que vean como pueden ser más eficientes, con esto construyes autonomía real, no dependencia encubierta.
Consejo práctico: Escribe las tareas a realizar en un cuadro de excel y asígnales un puntaje de cumplimiento semanal para ir haciendo seguimiento, evalúa los resultados que se van obteniendo y también los procesos, ajusta la estrategia de acuerdo con los resultados.
Aprender de otros sectores
Históricamente, cada sector económico ha desarrollado prácticas y metodologías particulares transmitidas de generación en generación. El sector médico no es la excepción a esta dinámica. Observar y analizar las prácticas de otros sectores nos permite identificar y adaptar conocimientos valiosos que impulsen la innovación y la eficiencia.
Consejo práctico: Participa activamente en eventos y redes de negocios fuera del ámbito médico. Asiste a conferencias, talleres o reuniones de networking en sectores como tecnología, marketing, finanzas o administración de empresas. Busca oportunidades para interactuar con profesionales de otras industrias, escucha sus experiencias y aprende sobre sus modelos de negocio, estrategias de gestión y enfoques de servicio al cliente. Esto te permitirá identificar ideas innovadoras y prácticas que puedes adaptar a tu consultorio médico para mejorar la eficiencia, la experiencia del paciente y la gestión general de tu práctica
El cambio comienza cuando dejas de querer controlarlo todo
La medicina actual exige mucho más que conocimiento clínico: exige visión, organización y capacidad de adaptarse. Los médicos que aprenden a delegar, planificar y liderar equipos no solo trabajan mejor, sino que viven mejor.
El primer paso para lograrlo es tener claridad de lo que se desea, comprometerse con ese deseo y actuar. El cambio de mentalidad y pasar a la acción es la base para el cambio de tu vida.
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