Elegir una secretaria para un consultorio médico es una decisión crucial ya que esta persona desempeñará un papel vital en la gestión diaria de la clínica y en la experiencia de los pacientes.
Las secretarias médicas se encargan, entre otras cosas, de prestar apoyo administrativo en la consulta de un médico o en pequeños centro médicos.
Entre sus funciones se incluyen atender llamadas telefónicas, dar la bienvenida a los pacientes cuando llegan, responder a sus preguntas, ocuparse del papeleo y mantener los horarios y las citas, pero quizá su rol más importante es ser la “puerta de entrada” a la experiencia presencial de los pacientes, parte fundamental en la jornada del paciente (customer journey)
Elegirle de manera adecuada es básico para alcanzar el éxito en nuestra gestión.
1. Definir el perfil del puesto
- Tareas y Responsabilidades: Detallar las funciones específicas como la gestión de citas, atención telefónica, recepción de pacientes, manejo de la historia clínica, facturación y tareas administrativas.
- Habilidades Necesarias: Identificar las habilidades esenciales como la comunicación efectiva, el manejo de software médico, organización y multitarea.
- Cualificaciones: Establecer los requisitos educativos y experiencia previa. Por ejemplo, experiencia previa en un entorno médico o conocimientos en administración sanitaria.
2. Proceso de reclutamiento
- Publicación de la Oferta: Anunciar la vacante en portales de empleo, redes sociales, colegios profesionales y universidades.
- Revisión de Candidatos: Seleccionar currículums que cumplan con los requisitos y tengan experiencia relevante.
3. Evaluación de candidatos
- Entrevistas: Realizar entrevistas para evaluar competencias, habilidades de comunicación y actitud hacia el trabajo.
- Pruebas Prácticas: Incluir pruebas de tareas específicas como la programación de citas, uso de software de gestión y atención al cliente.
- Referencias: Verificar referencias laborales para obtener una idea de la ética de trabajo y desempeño previo.
4. Habilidades y cualidades clave
- Comunicación: Habilidades interpersonales sólidas para tratar con pacientes y personal médico.
- Organización y Atención al Detalle: Capacidad para gestionar múltiples tareas y mantener un ambiente de trabajo ordenado.
- Conocimiento Técnico: Familiaridad con software de gestión médica y sistemas de archivo electrónico.
- Empatía y Paciencia: Tratar con pacientes de manera amable y comprensiva, especialmente en situaciones de estrés.
- Confidencialidad: Manejo responsable de la información médica de los pacientes.
- Experiencia y Conocimientos Específicos: Experiencia previa en el manejo de historias clínicas electrónicas y buenos conocimientos de terminología médica. Dominio de las aplicaciones de MS Office.
5. Preguntas específicas en la entrevista
- ¿Qué experiencia tiene para el puesto de Secretario médico?
- ¿Qué es lo que más le gusta del trabajo de secretaria médica?
- Cuénteme el mejor día que haya tenido en el trabajo y qué lo hizo tan bueno.
- ¿Qué aspectos del trabajo son los que menos le gustan y los que más le pueden desgastar o desanimar?
- ¿Cómo maneja las situaciones difíciles cuando un paciente enfadado monta una escena en la sala de espera?
- ¿Cómo programa las citas de los pacientes sin saturar las franjas horarias?
- ¿Cómo responde a las solicitudes de varios pacientes?
- ¿Con qué software médico tiene experiencia y cuál es su nivel de competencia?
- ¿Qué habilidad o rasgo suyo cree que valoran más los pacientes?
- ¿Qué cree que debe tener un buen secretario médico y por qué es usted la persona adecuada para este puesto?
6. Capacitación
- Formación Inicial: Proporcionar entrenamiento sobre los sistemas utilizados en la clínica, protocolos de atención al paciente y procedimientos administrativos.
- Actualización Continua: Ofrecer oportunidades de capacitación continua para mantenerse al día con cambios en la normativa sanitaria y mejoras en la gestión de consultorios.
7. Integración del equipo
- Evaluación de Prueba: Realizar una evaluación periódica durante el período de prueba para asegurar que se ajuste bien al equipo y al flujo de trabajo.
- Retroalimentación Continua: Proveer retroalimentación regular para ayudar a la secretaria a mejorar y desarrollarse en su rol.
Conclusión
La mayoría de los sistemas sanitarios se han visto afectados por los recientes acontecimientos mundiales, y los centros de salud exigen que se mantengan unos niveles de atención de alta calidad. Esto ha hecho que la satisfacción del paciente sea más importante que nunca. Por eso, a la hora de contratar a una secretaria para un consultorio médico, hay que asegurarse de que tenga la experiencia adecuada para el puesto. Los candidatos también tienen que saber cuáles son las tendencias en el sector sanitario y si son relevantes para aplicarlas en el puesto.
Luego de todo es importante que nunca olvides que su eficiencia también depende de las instrucciones que reciba, de la dirección que se le plantee, de que tengas claros la visión y los valores que guían tu práctica! Esta es tu responsabilidad !
Siguiendo estos pasos y asegurándose de que la candidata seleccionada tenga las cualidades y habilidades adecuadas, se puede contratar a una secretaria que contribuya positivamente a la eficiencia y el ambiente del consultorio médico.
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